Privacyverklaring

Wie wij zijn

Deze website is van FlameSeal. Wij bepalen wat er met uw gegevens gebeurt en zijn daarvoor verantwoordelijk. In de AVG heet dat de ‘verwerkingsverantwoordelijke’.

FlameSeal BV, Orionweg 47N, 8938 AG Leeuwarden, KvK 42162368, btw NL869987574B01

Een vraag over uw gegevens of over deze verklaring? Stel die via info@flameseal.nl of 030 208 3053.

Wat wij van u ontvangen

Via het aanvraagformulier

Het aanvraagformulier staat op de pagina Contact. Na het verzenden hebben wij:

• de soort aanvraag die u kiest en de onderwerpen die u aanvinkt;
• uw naam en e-mailadres;
• uw telefoonnummer en uw bedrijf of organisatie, als u die invult;
• in welke plaats het gebouw staat en wanneer u het werk ongeveer wilt laten doen, als u dat invult;
• uw bericht, met wat u als bijlage toevoegt, zoals een tekening, foto’s of een bestek;
• de pagina op deze website waar u vlak voor het formulier was, zodat wij zien bij welk onderwerp uw vraag hoort;
• de datum en het tijdstip van verzenden.

Verplicht zijn alleen de soort aanvraag, uw naam, uw e-mailadres en uw bericht. Stuur verder alleen mee wat nodig is voor uw vraag. Op foto’s van leidingen of constructies hoeven bijvoorbeeld geen mensen te staan.

Per e-mail of telefoon

Mailt of belt u ons rechtstreeks, dan gebruiken wij uw gegevens op dezelfde manier als bij het formulier.

Bij elk bezoek

Bij elk bezoek krijgt de website uw IP-adres en technische gegevens, zoals uw browser, het tijdstip en de pagina die u opvraagt. Zonder die gegevens kan de website niet werken en niet worden beveiligd. De verbinding met de website is beveiligd (https). Brengt een link u naar een website van een ander, dan gelden daar de regels van die ander.

Wat er met uw aanvraag gebeurt

1. Bij het formulier staat een controlevak van Cloudflare, Turnstile genaamd. Dat kijkt of er een mens invult, en geen programma dat spam verstuurt.
2. De website zet uw gegevens en bijlagen in één e-mail. Die gaat via Mailgun naar onze algemene mailbox bij Microsoft 365.
3. Een medewerker van FlameSeal leest uw aanvraag en neemt contact met u op.

U krijgt geen kopie van uw aanvraag per e-mail. Zo kan niemand ons formulier gebruiken om e-mails naar het adres van een ander te laten sturen. Na het verzenden ziet u op het scherm een korte samenvatting, zonder uw naam en contactgegevens.

Tegen misbruik telt de website hoeveel aanvragen er vanaf één IP-adres komen. Komen er te veel kort na elkaar, dan houdt de website ze tegen. Is de periode voorbij waarover de website telt, dan ruimt zij die telling vanzelf op.

Wij nemen geen besluiten over u die alleen een computer neemt (in de AVG: geautomatiseerde besluitvorming). Wel houden Turnstile en de telling vanzelf verdachte verzendingen tegen. Lukt verzenden niet, mail of bel ons dan.

Waarom wij uw gegevens mogen gebruiken

Een bedrijf mag persoonsgegevens alleen gebruiken met een reden die in de AVG staat. Zo’n reden heet een grondslag. Bij FlameSeal gaat het om deze:

• Uw eigen aanvraag. Vraagt u voor uzelf een offerte of inspectie aan? Dan hebben wij uw gegevens nodig om op uw verzoek een overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren. Grondslag: overeenkomst.
• Een aanvraag namens een organisatie, of een losse vraag. Wij willen uw vraag kunnen beantwoorden en contact houden met wie namens een organisatie met ons werkt. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Dat wil zeggen: wij hebben een goede reden, en die hebben wij afgewogen tegen uw privacy.
• De website veilig houden en spam weren, ook bij het inloggen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Onze administratie, als uw aanvraag een opdracht wordt. Een deel van de gegevens moeten wij dan volgens de wet bewaren. Grondslag: wettelijke plicht.

Ook het logboek met verstuurde e-mails rust op ons gerechtvaardigd belang. Zo zien wij of een e-mail echt is vertrokken, en kunnen wij fouten opsporen. Hoe lang het logboek e-mails bewaart, leest u bij Hoe lang uw gegevens bij ons blijven.

Wie ons helpt

Voor de website en de e-mail werken wij met andere bedrijven. Zij verwerken gegevens in onze opdracht. In de AVG heten zij ‘verwerkers’.

• Onze hostingpartij beheert de server waarop de website staat, met alles wat de website bewaart. Voor onderhoud heeft zij ook toegang tot het beheer van de website.
• Mailgun is de e-maildienst die alle e-mails van de website verstuurt. Wij gebruiken de Europese omgeving van Mailgun.
• Microsoft levert met Microsoft 365 onze mailbox.
• Cloudflare staat tussen internet en onze website. Elk verzoek aan de website gaat eerst langs Cloudflare, dat helpt aanvallen tegen te houden. Voor het controlevak Turnstile gebruikt Cloudflare kenmerken van uw browser en apparaat.
• Wordfence is beveiligingssoftware in onze website. Deze software controleert verzoeken en inlogpogingen en houdt verdachte verzoeken tegen. Daarvoor kan Wordfence IP-adressen delen met Defiant, het bedrijf achter Wordfence.

De hoofdkantoren van Microsoft, Cloudflare, Mailgun en Defiant staan in de Verenigde Staten. Uw gegevens kunnen dus ook daar worden verwerkt; de AVG staat dat alleen toe met extra waarborgen.

Behalve aan de partijen hierboven geven wij uw gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang uw gegevens bij ons blijven

Een e-mail met uw aanvraag bewaren wij zolang wij de informatie daaruit nodig hebben voor uw vraag of opdracht. E-mails die daarna niet meer nodig zijn, archiveren wij. Wat wij volgens de wet moeten bewaren, zoals gegevens voor de administratie, bewaren wij zo lang als de wet voorschrijft.

Alles wat de website per e-mail verstuurt, komt ook in een logboek op onze eigen website. Daarin staat dus ook uw aanvraag, met de gegevens die u invulde. Na 30 dagen verdwijnt een e-mail vanzelf uit dat logboek.

Inloggen op de website

Dit deel gaat over iedereen met een account om de website te beheren, zoals medewerkers en onze hostingpartij. Bezoekers loggen niet in.

• Bij een account bewaart WordPress de naam, het e-mailadres en de rol.
• De website telt mislukte inlogpogingen, per IP-adres en per account. Gaat het te vaak mis, dan moet u even wachten.
• Per account onthoudt de website vanaf welke IP-adressen eerder is ingelogd. Komt er een inlog van een adres dat nog niet op die lijst staat? Dan krijgt de accounthouder een e-mail. Daarin staan het tijdstip en een omschrijving van apparaat en browser.
• Wordfence houdt inlogpogingen bij, met IP-adres en tijdstip.
• Om u ingelogd te houden, zet WordPress cookies. Een inlog blijft hooguit acht uur geldig, of drie dagen met ‘Onthoud mij’.

Aanvragen via de vorige website

Vóór de vernieuwing had deze website een ander aanvraagformulier. Dat formulier bewaarde aanvragen ook in de website zelf. Die oude aanvragen staan daar nog. Het oude formulier staat uit, en bezoekers kunnen de aanvragen niet zien.

Wat u van ons mag vragen

Gaat het om uw gegevens, dan mag u ons vragen om:

• inzage: u ziet welke gegevens wij van u hebben;
• correctie: wij verbeteren wat niet klopt;
• verwijdering: wij wissen uw gegevens, behalve wat wij volgens de wet moeten bewaren;
• beperking: wij gebruiken uw gegevens een tijd niet, bijvoorbeeld zolang wij nagaan of ze kloppen;
• overdracht: u krijgt de gegevens die u ons zelf gaf in een gangbaar bestand, of wij sturen ze naar een partij die u noemt.

Ook mag u bezwaar maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang. Wij stoppen dan, tenzij wij een dwingende reden hebben om door te gaan. En gaf u ergens toestemming voor, dan mag u die altijd intrekken.

Niet elk recht geldt in elke situatie; kan iets niet, dan leggen wij uit waarom. Doe uw verzoek per e-mail, telefoon of brief; onze gegevens staan bij Wie wij zijn. Soms stellen wij eerst een vraag om zeker te weten dat het verzoek van u komt. Zo komen uw gegevens niet bij een ander terecht. Uiterlijk een maand na uw verzoek krijgt u een reactie. Is uw verzoek ingewikkeld? Dan mag dat volgens de AVG twee maanden langer duren. Dat hoort u dan binnen die eerste maand.

Niet tevreden?

Vindt u dat wij niet goed met uw gegevens omgaan? Zeg het ons dan eerst; dan zoeken wij samen naar een oplossing. U kunt uw klacht ook voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Die organisatie houdt in Nederland toezicht op de privacywet: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Als deze verklaring verandert

Verandert er iets in hoe wij met gegevens omgaan, bijvoorbeeld omdat wij een andere dienst gaan gebruiken, dan passen wij deze verklaring aan. De datum van de laatste wijziging staat onderaan deze pagina.

Laatst bijgewerkt: 13/10/2026